Bagaimana mengurus akta kematian, kartu keluarga terbaru dan IPTM seusai kedukaan

Baru selesai momen kedukaan dilaksanakan, keluarga yang ditinggalkan masih harus direpotkan dalam mengurus keperluan legal di kantor kelurahan setempat.

Pengurusan akta kematian, IPTM (Izin Penggunaan Tanah Makam) dan kartu keluarga terbaru adalah hal yang wajib dilakukan oleh setiap masyarakat Indonesia seusai kematian terjadi.

Pada dasarnya setiap warga yang telah meninggal dunia, wajib untuk dibuatkan akta kematiannya dan dibayarkan izin penggunaan tanah makamnya (IPTM). Untuk mengurus hal tersebut diperlukan beberapa macam dokumen, baik itu dari almarhum/mendiang dan dari ahli waris.

Disini kami telah merangkumkan segala kebutuhan dalam mengurus Akta Kematian, Kartu Keluarga Terbaru dan Izin Pengurusan Tanah Makam (IPTM) khususnya di DKI Jakarta agar memudahkan anda dalam mengurus hal tersebut jika diperlukan.

Dokumen apa saja yang perlu disiapkan?

1. KTP asli almarhum/mendiang
2. Kartu keluarga (KK) asli almarhum/mendiang
3. Salinan Akte kelahiran almarhum/mendiang (khususnya untuk warga BoDeTaBek)
4. Surat keterangan kematian asli (cap basah dari rumah sakit)
5. Surat keterangan kematian legalisir (cap basah dari rumah sakit) (opsional, jika memerlukan surat tersebut untuk keperluan lain misalnya klaim asuransi, dll) 
6. Surat keterangan kematian dari RT/RW (ada tembusan ke kelurahan)
7. Salinan KTP ahli waris (urutan prioritas pasangan, anak kandung, orang tua kandung, lalu saudara kandung)
8. Salinan Kartu keluarga (KK) ahli waris (urutan prioritas pasangan, anak kandung, orang tua kandung, lalu saudara kandung)
9. Salinan KTP 2 orang saksi (boleh siapa saja)
10. Salinan kartu keluarga (KK) 2 orang saksi (boleh siapa saja)
11. Surat keterangan pemakaman dikeluarkan oleh TPU (ini diterima saat pemakaman selesai dilaksanakan)
12. Surat kuasa ke Kamboja (ditandatangani ahli waris dan pelapor) (opsional, jika menggunakan layanan Kamboja*)
13. Salinan KTP/KK pelapor Kamboja (opsional, jika menggunakan layanan Kamboja*)
14. Surat Rekomendasi Pengantar dari TPU (ini diperoleh saat akan mengurus IPTM, setelah Akta Kematian dimiliki)
    
    *Setiap instansi (kantor kelurahan atau kantor polisi) memiliki SOP berbeda, terkadang tidak mengizinkan perwakilan kuasa atas pengurusan dan mengharuskan ahli waris untuk bersedia datang dan menandatangani dokumennya.

Prosedur pengurusan Akta Kematian & Kartu Keluarga Baru

1. Pertama-tama pastikan cetak 3x salinan untuk dokumen berikut (KTP, KK almarhum/mendiang, ahli waris, dan pelapor)
2. Datang ke kantor kelurahan layanan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (Dukcapil) dimana almarhum/mendiang terdata sebagai warga. (Usahakan untuk datang di pagi hari mengingat bisa cukup terdapat banyak antrian)
3. Laporkan kematian kepada staf di Dukcapil, lalu anda akan menerima formulir yang selanjut nya akan di isi dan diberikan kembali bersama lampiran semua dokumen diatas (nomor 1 s/d 13 kecuali nomor 5).
4. Setelah diisi lengkap, formulir tersebut akan di verifikasi staf Dukcapil, dan anda diminta untuk menunggu. (estimasi waktu tunggu skitar 30-45 menit paling cepat, atau 2-3 jam jika terpotong waktu makan siang/Jumat'an dll.)
5. Setelah formulir pengajuan dan lampiran terverifikasi, anda akan menerima Akta Kematian beserta Kartu Keluarga Terbaru** (dengan nama almarhum/mendiang terhapus).
6. Salin Akta Kematian dan Kartu Keluarga Terbaru tersebut untuk keperluan permohonan Surat Rekomendasi Pengantar dari TPU untuk selanjutnya diperlukan untuk mengurus IPTM.

**Jika seseorang yang meninggal, meninggalkan anak dibawah umur sendirian, maka Kartu Keluarga Terbaru tersebut tidak dapat diperoleh. Anak tersebut akan harus masuk kedalam Kartu Keluarga (KK) wali, terdaftar di domisili dan tinggal bersama sang wali.

Mengurus Izin Penggunaan Tanah Makam (IPTM)

Setelah Akta Kematian dan Kartu Keluarga Terbaru diterima, proses selanjutnya adalah untuk mengurus Izin Penggunaan Tanah Makam (IPTM). Dokumen tersebut dapat diperoleh setelah mendapatkan surat rekomendasi dari TPU, dan membayar retribusi pemakaman.

Berikut proses bagaimana memperoleh Izin Penggunaan Tanah Makam (IPTM)

1. Datang ke TPU dimana jenazah di kebumikan, ajukan permohonan untuk mendapatkan Surat Rekomendasi Pengantar dari TPU, serta jangan lupa bawa dan lampirkan salinan semua dokumen diatas (nomor 1 s/d 10 kecuali nomor 4,5,6,11)
2. Datang ke kantor kelurahan layanan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) dengan membawa Surat Rekomendasi Pengantar dari TPU dan mengajukan permohonan pembayaran IPTM.
3. Dapatkan kode pembayaran dan lakukan pembayaran retribusi sesuai biaya dan nomor rekening yang tertera. Biaya retribusi IPTM di DKI Jakarta biasanya dibayar untuk periode 3 tahun. Biaya bervariasi antara Rp.25.000 hingga 100.000.
4. Simpan dokumen IPTM yang diterima dengan baik. Karena ini akan dibutuhkan kembali untuk pembayaran perpanjangan di 3 tahun mendatang.
5. Lakukan perpanjangan setelah masa izin penggunaan habis dengan mengulang langkah 2 dan 3 diatas. Catatan: Jika izin tidak diperpanjang, lahan kemungkinan akan di tumpang/tumpuk oleh jenazah/pemakaman lain.

Berapa biaya pengurusan Akta Kematian?

Pada teorinya mengurus akta kematian tidak memerlukan biaya yang banyak, bahkan mungkin bisa gratis. Namun ada beberapa hal  yang perlu di perhatikan saat mengurus Akta Kematian.

1. Biaya transportasi
   Berpergian dari satu tempat ketempat lainnya memerlukan mobilitas yang baik agar urusan dapat segera terselesaikan. Begitu pula saat mengurus dokumen legal seperti Akta Kematian. Anda akan perlu mendatangi kantor kelurahan dan TPU tentunya untuk pengurusannya. Jika jarak tempat tersebut cukup jauh maka biaya transportasi yang dikeluarkan pun akan lebih banyak. Terlebih lagi jika pengurusan tersebut memakan waktu lebih dari satu hari dikarenakan hal-hal seperti ketidaklengkapan dokumen, panjangnya antrian atau kemacetan di jalan yang berimbas kepada tutupnya kantor layanan. Jadi pastikan rencanakan dan lakukan pengurusan hal ini sedini mungkin sejak pagi hari.
2. Biaya konsumsi
   Saat melakukan pengurusan di kantor-kantor layanan masyarakat, tidak jarang kita dihadapkan dengan panjangnya antrian yang memaksa kita mesti menunggu. Tidak terasa waktu akan sangat cepat berjalan, mulai dari jam sarapan, hingga ke jam makan siang. Anda dapat mempersiapkal bekal makanan dari rumah atau pergi ke kantin terdekat untuk membeli makanan. Tentunya diperlukan energi yang cukup untuk dapat menyelesaikan keperluan di hari tersebut tersebut dengan lancar.
3. Biaya alat tulis dan administrasi
   Dalam pengajuan beberapa dokumen tertentu diperlukan pembayaran administrasi atau retribusi ke instansi terkait. Contohnya biaya retribusi izin penggunaan tanah makam (IPTM), dan dalam prosesnya biasanya diperlukan juga biaya-biaya alat tulis seperti materai, fotokopi/print/scan dan lain-lain.
4. Uang tip
   Walaupun tidak dianjurkan untuk membayar biaya lain diluar biaya resmi. Namun sulit dipungkiri bahwa terkadang dalam beberapa hal diperlukan "uang tip" agar dapat dilayani lebih baik atau lebih cepat dari normalnya. Hal tersebut mungkin disebabkan rendahnya kualitas layanan dan kontrol SOP layanan, sehingga hal tersebut mudah dimanfaatkan oleh oknum-oknum terkait di dalamnya untuk menjadikannya sumber pemasukan tambahan.
5. Biaya pihak ketiga
   Jika anda memilih untuk menyerahkan segala pengurusan kedukaan kepada pihak ketiga seperti ke perusahaan Funeral Service Management, biasanya mereka dapat juga membantu pengurusan dokumen-dokumen terkait kedukaan, seperti akta kematian ini. Tentunya akan ada biaya operasional dan jasa layanan yang perlu dikeluarkan. Nominal dari biaya pengurusan akta kematian 2023-2024 oleh pihak ketiga biasanya dikenakan biaya berkisar antara Rp. 5.000.000 hingga Rp. 8.000.000 rupiah. Biaya tersebut tentunya tergantung kepada jarak lokasi layanan, lama dan kerumitan pengerjaan, kelengkapan dokumen serta tentunya kredibilitas perusahaan penyedia layanan, dikarenakan pengurusan dokumen-dokumen tersebut bersifat privasi dan memerlukan ketelitian dan keamanan yang terjamin.

Salah satu dokumen almarhum/mendiang hilang. Apa yang harus di lakukan?

Saat kedukaan terjadi, pastikan anda menyiapkan dan menyalin dokumen-dokumen penting milik almarhum/mendiang seperti KTP, Kartu Keluarga, Akte Lahir, dll. Ini dikarenakan dokumen tersebut akan diperlukan instansi terkait dalam pengajuan dokumen kematian seperti Akta Kematian dan Izin Penggunaan Tanah Makam.

Namun terkadang, kita tidak dapat menemukan dokumen tersebut dikarenakan mungkin tidak berada di tempat seharusnya, atau hilang entah kemana. Dalam hal ini tentunya akan membuat suasana kedukaan lebih tidak karuan. Namun anda tidak perlu khawatir, disini kami akan memberikan solusinya.

Jika Kartu Tanda Pengenal (KTP) tidak ada/hilang

1. Datang ke kantor polisi terdekat untuk melakukan laporan kehilangan. Tidak harus di kantor polisi dimana almarhum/mendiang tinggal.
2. Jelaskan kronologis bagaimana KTP tersebut hilang sesuai keadaan sebenar-benarnya. Tergantung SOP nya terkadang laporan ini bisa di wakilkan oleh sanak keluarga atau pihak ketiga misalnya Kamboja.
3. Setelah mendapatkan surat kehilangan resmi dari kepolisian prosedur pengurusan Akta Kematian dan IPTM bisa langsung dilakukan.

Jika Kartu Keluarga (KK) tidak ada/hilang

1. Datang ke kantor polisi wilayah dimana almarhum/mendiang tinggal. Tidak dapat di urus di kantor lain.
2. Ahli waris menjelaskan bagaimana Kartu Keluarga tersebut hilang sesuai keadaan sebenar-benarnya. Dalam hal ini laporan tidak dapat diwakilkan oleh siapapun selain ahli waris.
3. Setelah mendapatkan surat kehilangan resmi dari kepolisian prosedur pengurusan Akta Kematian dan IPTM bisa langsung dilakukan.

Sekian prosedur dalam mengurus Akta Kematian, Kartu Keluarga Terbaru dan Izin Penggunaan Tanah Makam. Semoga informasi ini bermanfaat dan dapat membantu anda dalam mengurus dokumen legal bagi mereka yang tercinta yang telah pergi mendahului.

Jika anda memerlukan layanan pengurusan Akta Kematian, KK terbaru, dan IPTM terbaik dan terpercaya, silahkan menghubungi customer service Kamboja di nomor WhatsApp berikut atau manfaatkan layanan kedukaan lengkap dari Kamboja.